Regulamin VI Ogólnopolskiej Konferencji Orkiestr Dętych 2025

  • 1. Postanowienia ogólne 
  1. Regulamin stanowi podstawę organizacji VI Ogólnopolskiej Konferencji Orkiestr Dętych organizowanej przez Stowarzyszenie Radomskiej Młodzieżowej Orkiestry GRANDIOSO PL 26-600 Radom, ul. Słowackiego 17 NIP 7962785551 REGON 140999417 KRS 0000281451(dalej „Organizator“), która odbędzie się w dniach 28-30 marca 2025 w Młodzieżowym Domu Kultury im.H Stadnickiej w Radomiu przy ul. Słowackiego 17 oraz w Zespole Szkół Muzycznych im. O.Kolberga w Radomiu przy ul. 25 Czerwca 70 (dalej "Konferencja").
  2. Niniejszy regulamin (dalej "Regulamin") został zamieszczony na stronie okod.pl, zwanej dalej „StronąInternetową Konferencji” oraz na stronie www.konferencjaorkiestrdetych.pl, zwanej dalej „StronąInternetową Konferencji” i określa prawa oraz obowiązki jej Uczestników oraz prawa i obowiązki Organizatora
  3. Wszelkie zmiany w niniejszym Regulaminie będą podawane do wiadomości publicznej poprzez zamieszczenie ich na Stronie Internetowej Konferencji.
  4. Program Konferencji został zamieszczony na Stronie Internetowej Konferencji. Organizator zastrzega możliwość wprowadzania zmian do programu Konferencji, przy czym tematyka Konferencji pozostanie taka sama.
  5. Konferencja ma charakter zamknięty i nie stanowi imprezy masowej w rozumieniu ustawy z dnia 23 marca 2009 roku o bezpieczeństwie imprez masowych (Dz.U. 2009 nr 62, poz. 504 z późn. zm.).
  6. Przepisy niniejszego Regulaminu stanowią integralną część zgłoszenia uczestnictwa w Konferencji i obowiązują wszystkich Uczestnikó
  7. Dane kontaktowe do Organizatora to:
    e-mail: konferencjaorkiestrdetych@grandioso.pl
    numer telefonu: +48 606671570
  • 2. Uczestnictwo w Konferencji 
  1. Warunkiem uczestnictwa w Konferencji jest zgłoszenie uczestnictwa oraz uiszczenie opłaty za udział w Konferencji zgodnie z warunkami określonymi w niniejszym Regulaminie.
  2. Zgłoszenie uczestnictwa w Konferencji dokonywane jest poprzez wypełnienie formularza zgłoszeniowego dostępnego na Stronie Internetowej Konferencji - przycisk REJESTRACJA.
  3. Opłatę za udział w Konferencji należy uiścić:

    a) przelewem, w ciągu 3 dni roboczych na numer rachunku
    25 1910 1048 2307 9980 1410 0001
    prowadzonym w Santander Bank Polska S.A.
    Właściciel rachunku:
    Stowarzyszenie Radomskiej Młodzieżowej Orkiestry GRANDIOSO
    26-600 Radom, ul. Słowackiego 17
    Tytuł wpłaty:
    IMIĘ I NAZWISKO Uczestnika - VI Ogólnopolska Konferencja Orkiestr Dętych

    b) za pomocą płatności elektronicznych Przelewy24, dostępnych w formularzu rejestracji - płatność natychmiastowa.
  4. W przypadku wnoszenia opłaty przelewem w ciągu 5 dni roboczych poprzedzających konferencję, uczestnik zobowiązany jest do przedstawienia dowodu wpłaty po przybyciu na konferencję.
  5. Opłaty za rejestrację na Konferencję (zawierają podatek VAT - 23%):
    a) Rejestracja Wczesna (do 16.02.2025) - opłata 500 złotych;
    b) Rejestracja (17.02-16.03.2025) - opłata 550 złotych;
    c) Rejestracja Późna (17.03-27.03.2025) - opłata 615 złotych;
  6. Dodatkowe opłaty za fakultatywny udział w imprezach, koncertach oraz za catering mogą być opłacane zgodnie z wytycznymi w §2PKT3 wraz z formularzem rejestracji. Opłaty te są bezzwrotne.
  7. Sposób rezerwacji uczestnictwa w działaniach fakultatywnych podany jest na Stronie Internetowej Konferencji oraz w mediach społecznościowych.
  8. Brak uregulowania należności za udział w Konferencji w terminie wskazanym w §2PKT3 upoważnia Organizatora do anulowania zgłoszenia uczestnictwa.
  9. Koszt pobytu w Radomiu i przejazdu na Konferencję Uczestnik pokrywa samodzielnie.
  10. Liczba miejsc dla uczestników Konferencji jest ograniczona. Po wyczerpaniu puli miejsc Organizator odmówi rejestracji uczestnictwa nowym zgłaszają Odmowa rejestracji następuje poprzez brak możliwości wysłania formularza rejestracyjnego poprzez Stronę Internetową Konferencji.
  11. W dniu rozpoczęcia Konferencji konieczne jest okazanie przedstawicielom Organizatora dokumentu ze zdjęciem i wydruku e-maila potwierdzającego celem weryfikacji uprawnienia do udziału w Konferencji.
  12. W dniu rozpoczęcia Konferencji Uczestnik otrzyma identyfikator umożliwiający udział w Konferencji.
  13. Zgłoszenie uczestnictwa jest jednoznaczne z akceptacją niniejszego Regulaminu.
  14. Odpłatne uczestnictwo w Konferencji upoważnia Uczestnika do:
    a) udziału w części plenarnej Konferencji;
    b) działu w dyskusjach i warsztatach;
    c) otrzymania pakietu materiałów konferencyjnych;
    d) otrzymania certyfikatu potwierdzającego uczestnictwo w konferencji;
    e) korzystania z przygotowanego barku kawowego;
    f) udziału w działaniach fakultatywnych i towarzyszących konferencji, zgodnie z regułami obowiązującymi podczas tych działań, niektóre z tych działań wymagają wniesienia opłaty.
  • 3 Rezygnacja z udziału w konferencji. Zmiana danych uczestnika
  1. Uczestnik może zrezygnować z uczestnictwa w Konferencji. Rezygnacja Uczestnika z udziału w Konferencji powinna być dokonana w formie pisemnej przesłanej na adres mailowy konferencjaorkiestrdetych@grandioso.pl.
  2. W przypadku rezygnacji Uczestnika z udziału w konferencji Organizator zatrzyma całą opłatę za uczestnictwo w Konferencji wraz z ewentualnymi opłatami za fakultatywny udział w imprezach, o którym mowa w §2PKT6 i §2PKT7 Regulaminu.
  3. Uczestnik ma prawo delegować w zastępstwie inną osobę, niż pierwotnie zgłoszona. Zmiany danych Uczestnika można dokonać jednokrotnie najpóźniej do 22 marca 2022 roku poprzez wysłanie informacji na adres konferencjaorkiestrdetych@grandioso.pl Zmiana Uczestnika następuje z chwilą przesłania przez Organizatora potwierdzenia zmiany danych Uczestnika.
  4. Uczestnik który zawiera umowę z Organizatorem o uczestnictwie w Konferencji jako konsument, tj. osoba fizyczna zamawiająca uczestnictwo w Konferencji w celu niezwiązanym bezpośrednio z jej działalnością gospodarczą lub zawodową, może odstąpić bez podawania przyczyny i bez ponoszenia kosztów od umowy o udział w Konferencji w ciągu 14 (czternastu) dni od zawarcia umowy, nie później jednak niż przed rozpoczęciem Konferencji. Zwrot nie dotyczy opłat o których mowa w §2PKT6 Regulaminu.
  5. Odstąpienie od umowy, o którym mowa w §3PKT4 Regulaminu następuje w formie pisemnej. Do zachowania terminu wystarczy wysłanie oświadczenia przed jego upływem. Przykładowy wzór oświadczenia o odstąpieniu od umowy stanowi załącznik nr 2 do ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta (Dz. U. z 2014 r., Nr 827 z późn. zm.).
  6. Termin zawarcia umowy pomiędzy Uczestnikiem a Organizatorem określa data opłacenia opłaty rezerwacyjnej zgodnie z §2PKT3.
  7. Organizator ma obowiązek niezwłocznie, nie później niż w terminie 14 dni od dnia otrzymania oświadczenia o odstąpieniu od umowy, zwrócić konsumentowi dokonane przez niego płatności. Jeżeli Uczestnik weźmie udział w Konferencji nie ma prawa żądania zwrotu uiszczonej opłaty za udział w Konferencji.
  8. Bezpłatną rejestracją na konferencję objęci są zatwierdzeni przez Organizatora prelegenci, wolontariusze, Członkowie Stowarzyszenia Grandioso oraz zatwierdzeni przedstawiciele podmiotów prowadzących działania wystawiennicze w ramach Konferencji.
  • 4 Odpowiedzialność Organizatora
  1. Organizator zapewnia, że dołoży wszelkich starań, aby zagwarantować warunki organizacyjne Konferencji zgodne z opisem na stronie internetowej Konferencji.
  2. Organizator ustala plan Konferencji oraz zastrzega sobie prawo do zmian w programie Konferencji, nawet w dniu, w którym odbywa się Konferencja, w tym prawo do zmian rozkładu czasowego i kolejności wystąpień.
  3. Zmiany w programie Konferencji nie mogą stanowić podstawy do kierowania roszczeń finansowych wobec Organizatora.
  4. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania Konferencji w przypadku zaistnienia zdarzeń losowych, niezależnych od Organizatora. W takim przypadku wszystkie wpłaty wniesione przez uczestnika Organizator zwróci uczestnikowi w pełnej wysokości na wskazane przez uczestnika konto bankowe.
  5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za podanie błędnych lub nieprawdziwych danych przez Uczestnika lub Zgłaszającego podczas rejestracji uczestnictwa w Konferencji.
  6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za rzeczy należące do Uczestnika, które mogą zostać zgubione, zniszczone lub skradzione podczas Konferencji.
  7. Organizator zastrzega sobie prawo do wykluczenia uczestnika z uczestnictwa w Konferencji, który uporczywie zakłóca prawidłowy przebieg Konferencji, w szczególności znajduje się pod wpływem alkoholu lub innych środków odurzają W takim przypadku Organizator nie zwraca opłaty za uczestnictwo w Konferencji.
  • 5 Odpowiedzialność Uczestnika
  1. Uczestnik zobowiązuje się zastosować się do wymagań niniejszego Regulaminu, jak również stosowania się podczas konferencji do zasad bezpieczeństwa oraz instrukcji i poleceń organizacyjno - technicznych przedstawicieli Organizatora oraz Młodzieżowego Domu Kultury w Radomiu i Zespołu Szkół Muzycznych w Radomiu.
  2. W szczególności na terenie obiektów w których odbywa się Konferencja zabronione jest:
    a) sprzedaż, podawanie i spożywanie napojów alkoholowych,
    b) sprzedaż i używanie narkotyków (środków odurzających, psychotropowych i innych o których mowa w ustawie z dnia 29 lipca 2005 roku o przeciwdziałaniu narkomanii - jt. DZ.U. z 2012 r. poz. 124 , z późn. zm.).
    c) wnoszenie broni palnej i innych niebezpiecznych przedmiotó
    d) palenie wyrobów tytoniowych oraz używania papierosów elektronicznych.
  3. Uczestnicy ponoszą pełną odpowiedzialność materialną za dokonane przez siebie zniszczenia na terenie obiektu, na którym odbywa się
  4. Uczestnicy konferencji mogą przebywać na terenie konferencji tylko w godzinach otwarcia oznaczonych przez Organizatora.
  5. Zabronione jest prowadzenie przez uczestników konferencji jakichkolwiek działań komercyjnych, akwizycyjnych, reklamowych, promocyjnych, a także agitujących oraz zbiórek pieniężnych nie uzgodnionych z Organizatorem, jak również działań niezgodnych z obowiązującymi przepisami prawa.
  6. Uczestnikom konferencji nie wolno wnosić ani wprowadzać zwierzą Wyjątek stanowią psy przewodnicy osób niewidomych i słabowidzących.
  7. Uczestnicy konferencji mogą przebywać w miejscach udostępnionych przez Organizatora oraz poruszać się wyłącznie oznaczonymi przez Organizatora ciągami komunikacyjnymi.
  8. Zabrania się przemieszczania, wynoszenia oraz niszczenia jakichkolwiek przedmiotów znajdujących się w miejscu organizowanego wydarzenia.
  9. Organizator zapewnia bezpłatny dostęp do szatni i toalet.
  10. Uczestnik zobowiązuje się do przestrzegania aktualnych wytycznych i przepisów dotyczących przeciwdziałania pandemii. Organizator zastrzega sobie prawo do wykluczenia uczestnika z uczestnictwa w Konferencji, który nie przestrzega zaleceń. W takim przypadku Organizator nie zwraca opłaty za uczestnictwo w Konferencji.
  • 6 Reklamacje
  1. Wszelkie reklamacje Uczestników Konferencji wobec Organizatora powinny być zgłaszane w formie pisemnej listem poleconym za potwierdzeniem odbioru na adres siedziby Organizatora lub drogą mailową na adres e-mail Organizatora podany na Stronie Internetowej Konferencji.
  2. Reklamacje Uczestników Konferencji mogą być zgłaszane nie później niż w terminie 5 dni od dnia zakończenia Konferencji. Po upływie wyżej określonego terminu żadne reklamacje nie będą
  3. Organizator rozpatruje reklamację w ciągu 14 (czternastu) dni od daty złożenia reklamacji i przekazuje swoje stanowisko dotyczące uwzględnienia lub nieuwzględnienia reklamacji podmiotowi składającemu reklamację.
  • 7 Ochrona danych osobowych
  1. Administratorem danych osobowych w rozumieniu ustawy o ochronie danych osobowych z dnia 29 sierpnia 1997 roku (tekst jednolity Dziennik Ustaw nr 922 z dnia 28 czerwca 2017 roku) jest Organizator.
  2. Organizator jako administrator danych osobowych ma prawo przetwarzać dane osobowe Uczestników i Zgłaszających w celu i zakresie niezbędnym do poprawnego wykonania usług. Dane osobowe Uczestników Konferencji przetwarzane są jedynie w celu przeprowadzenia Konferencji, w tym stworzenia listy Uczestników oraz w celu dokonania rozliczenia transakcji z tytułu opłat za uczestnictwo w Konferencji oraz ewentualnego dochodzenia roszczeń względem Uczestnika.
  3. Organizator zastrzega sobie prawo do skorzystania z serwisu zewnętrznego do przeprowadzenia rejestracji oraz stworzenia aplikacji na telefony komórkowe.
  4. W związku z korzystaniem z serwisu o którym mowa w §7PKT3 Regulaminu Organizator ma prawo powierzyć przetwarzanie danych osobowych o których mowa w §7PKT2 innemu podmiotowi.
  5. Uczestnikom przysługuje prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz ich poprawiania i żądania ich usunię Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne dla wzięcia udziału w Konferencji. Uczestnik ma prawo zażądać usunięcia jego danych osobowych, jednak w wypadku gdy żądanie takie składane jest przed datą odbycia Konferencji, oznacza rezygnację z uczestnictwa w Konferencji, o której mowa w §3PKT1 Regulaminu.
  6. Podczas Konferencji Organizator może przeprowadzać sesje fotograficzne i video. Uczestnictwo w wydarzeniach jest połączone z wyrażeniem zgody na wykorzystanie wizerunku każdego z Uczestników w materiałach informacyjnych i promocyjnych Organizatora.
  7. Na Stronie Internetowej Konferencji Organizator stosuje tzw. cookies („ciasteczka”), tj. informacje zapisywane przez serwery na urządzeniu końcowym korzystającego ze Strony Internetowej Konferencji, które serwery mogą odczytać przy każdorazowym połączeniu się z tego urządzenia końcowego.
  • 8 Postanowienia końcowe
  1. Organizator zastrzega sobie prawo do zmian w niniejszym Regulaminie.
  2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem stosuje się odpowiednie przepisy Kodeksu Cywilnego.
  3. Regulamin wchodzi w życie z dniem 14.01.2025 r